4 técnicas de gestão de tempo para ser mais produtivo

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4 técnicas de gestão de tempo para ser mais produtivo

Para alguns de nós acontece muitas vezes a sensação de que o tempo nunca é suficiente, e as atividades a serem executadas são sempre demais em comparação com o tempo disponível.  Este pensamento faz com que a ansiedade, por sua vez impacte negativamente na produtividade exortando-nos a adiar e a acumular mais e mais coisas para fazer.

Temos que aprender que o mutitasking não é a solução para o problema e, na verdade piora a produtividade no local de trabalho.  É melhor fazer uma coisa de cada vez, mas bem, ao invés de muitos ao mesmo tempo, com resultados insatisfatórios.

A auto-disciplina pode ser uma arma importante disponível para aumentar as nossas técnicas de produção e gestão de tempo, ajudando a organizar o trabalho e fazê-lo em harmonia com os tempos que o nosso cérebro nos obriga a manter a alta concentração. Analisamos as técnicas mais importantes.

Técnica de Pomodoro

A técnica Pomodoro é provavelmente a mais famosa. É foi tirada do italiano Francesco Cirillo e ao mesmo tempo é muito simples e eficaz.

Para aplicar esta técnica, precisamos de uma lista de atividades a serem realizada, um cronômetro pomodoro. Mas você também pode usar um aplicativo para smartphones, há tantos para Android e para iOS.

1) Escolha uma tarefa da sua lista;
2) Inicie a atividade (a duração padrão é de 25 minutos);
3) No final da atividade (dependendo qual for) faça uma pausa de 5 minutos;
4) inicie outra e a cada 4 atividades completas faça uma pausa de 15 minutos.

A técnica é muito fácil de aplicar, mas é importante  definir as regras a cumprir, tais como evitar distrações, como o uso de redes sociais, telefonemas, etc. … ao invés de ser realizada durante os períodos de descanso.

 

18 minutos

Esta técnica foi concebida por Peter Bregman, é para começar o dia e dedicar 5 minutos para entender o que você quer realizar durante o dia e elaborar de uma lista de atividades. A jornada de trabalho será dividida em horas, definindo um alarme a cada 60 minutos, após o qual você terá de tomar um minuto para refletir se a última hora de trabalho tem sido realmente produtiva ou não.

A técnica exige que, no final do dia de trabalho, se tire 5 minutos para refletir sobre as atividades realizadas durante o dia, dando-se um julgamento com base no trabalho feito.

A soma do total de minutos dedicados a fazer um julgamento sobre a produtividade é igual a 18 minutos por dia, que leva o nome da técnica.

COPE

A especialista em produtividade pessoal Peggy Duncan sugere o método que ela desenvolveu, é a Clear-Organized-Productive-Efficient.

Esta técnica tem como objetivo fazer as pessoas entenderem porque elas acham que nunca há tempo suficiente, fazendo-as analisar os problemas e deixando claro todas as atividades em vez de desperdiçar tempo.

Também uma dica importante da técnica é sistematizar todas as tarefas repetitivas. Por exemplo, se você envia muitos e-mails semelhantes entre si pode ser útil para criar modelos para serem reutilizados a cada vez.

ABC e Análise de Pareto

A lei de pareto é uma das que mais gosto particularmente, hoje iremos ver  uma aplicação na gestão do tempo.
Em primeiro lugar, é necessário classificar as atividades com as letras A, B e C, em que:

A = atividade importante e urgente;
B=Atividades importante, mas não urgente;
C = Atividade, importante ou urgente.

O próximo passo é destacar as atividades que exigem menos tempo para realizá-las antes, isso vai aumentar a produtividade, porque o princípio de Pareto afirma que 80% das atividades são realizadas em 20% do tempo disponível.

 

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